PEDIDOS:
1. Visión General:
Después de que un cliente realiza un pedido (utilizando la plataforma Ecommerce), el sistema genera la orden y aparece en el módulo de Pedidos inmediatamente. Dentro de este tab, se podrá ver al detalle toda la información de la orden generada por nuestros usuarios:
- Fecha y hora del pedido.
- Número de pedido.
- Con riesgo.
- Estado.
- Estado del pago.
- Estado del envío.
- Email del cliente.
- Total a pagar.
2. Consultar pedidos:
Carrito: Dentro de este apartado, podrás ver el pedido completo de lo que el usuario solicitó en la tienda. Puedes ver la imagen del artículo comprado, la descripción, el precio, la cantidad, y el precio total. Cómo administrador, podrás editar, borrar o cancelar el pedido según las necesidades que se presenten. Al final, podrás observar el resumen y los estados en que se encuentra el pedido.
Cliente: En esta casilla se maneja la información general del cliente o usuario, su cuenta, dirección de facturación y dirección de envío.
Envíos: Podrás observar, controlar y gestionar los estados de los envíos de tus pedidos. Puedes modificar los estados de tus shipments según como vayan avanzando. Dentro del apartado, también puedes agregar etiquetas a tus pedidos, donde permitirán crear etiquetas de manera personalizada, para dar un seguimiento interno más granular y acorde a tu operativa (sin modificar los estados bases).
Ajustes: En este tab, el administrador o moderador podrá realizar todos los ajustes necesarios que desea. Si necesitan hacer un cambio de importe o descripción, puedes dirigirte a Editar y cambiar la información.
Pagos: Podrás observar el historial de los pedidos y controlar los estados de pago. Cuando el monto entre a la cuenta bancaria, podrás dirigirte a este apartado y hacer clic en el botón Capturar, para confirmar que el pago se hizo efectivo. De esta manera, el pedido cambiará su estado y saldrá como Completado.
3. Crear pedidos:
Dentro de las funciones de este módulo, también se puede generar pedidos manualmente con el botón Nuevo Pedido, desde la cuenta del administrador para registrar los pedidos que hayan realizado fuera del Ecommerce o al mismo tiempo para enviar la facturación vía email a los clientes.
Para que el usuario esté al tanto de su compra, se le enviará un correo informándole cuando: Un pedido cambia su estado a Enviado y cuando el pedido se marca como Completado, es decir, cuando ya ha sido entregado al cliente.
Flujo nuevo pedido:
- Añadir productos (SKU`s) al pedido.
- Ingresar la cantidad deseada.
- Verificar la información del pedido.
- Aprobar el pedido.
- Diligenciar los datos del cliente y dar clic en actualizar.
- Definir método de envío (Recogida en tienda o GoDelivery)
- Ingresar los ajustes necesarios y código de cupón si dispones de uno.
- Confirmación de método de pago y actualizar pedido.
Cuando entra un pedido, y se hace un proceso de check out, hay métodos de pago para seleccionar, elige uno y dependiendo si es offline u online el flujo es diferente. Primero, uno debe realizar la captura del dinero en el momento en que entra el monto a la cuenta bancaria, con lo cual el estado sería Pagado, si es un proceso offline, se tiene que marcar el pedido manualmente, es el caso de transferencia bancaria, donde el moderador o el administrador deberá marcar Pagado cuando les entra el dinero a la cuenta, mientras que si es online, el proceso es Automatizado.
Flujo Online (Automatizado):
- Entra el pedido.
- Cuando la persona de contabilidad confirma que el dinero entró efectivamente a la cuenta, se podrá hacer clic en el botón Capturar.
- El estado cambiará y saldrá como Completado el pago.
- Regresar a la pestaña de Envíos y gestionar el pedido.
- Dependiendo de la localización de Stock, selecciona la tienda y realiza el despacho.
- Marcar Enviado.
- Si el pedido está con GoDelivery, automáticamente por atrás se crea la tarea y el repartidor recoge el pedido en el almacén seleccionado previamente.
- Cuando el pedido es entregado, automáticamente el sistema hace el tracking y marca como Completado el shipment.
Flujo Offline (Manual):
- Entra el pedido.
- Cuando la persona de contabilidad confirma que el dinero entró efectivamente a la cuenta, se podrá hacer clic en el botón Capturar.
- El estado cambiará y saldrá como Completado el pago.
- Regresar a la pestaña de Envíos y gestionar el pedido.
- Dependiendo de la localización de Stock, selecciona la tienda y realiza el despacho.
- Marcar Enviado.
- Cuando el pedido es entregado, el administrador o el moderador deberá marcar manualmente como Envío Completado.
- El estado del Shipment cambiará y saldrá como Completado.
¿Cómo cancelar un pedido?:
Para cancelar un pedido, debes dirigirte al módulo de pedidos y buscar la orden de compra que deseas cancelar. Una vez lo hayas encontrado, haz clic en el botón editar. Se abrirá el resumen del pedido, y en la parte superior derecha encontrarás el botón Cancelar, haz clic y termina dando Aceptar para dar de baja a ese pedido. Una vez que hayas cancelado el pedido, en el historial de pedidos podrás observar que efectivamente la orden de compra fue cancelada y dado de baja.
4. Estados de un pedido:
Los estados de un pedido sirven para controlar el flujo de como va el proceso de compra. Cada vez que se cambia el estado, se le notifica al cliente para que sepa en qué etapa del proceso va su pedido. De esta forma, el cliente se siente más seguro a la hora de comprar en la plataforma.
5. Etiquetas:
Las etiquetas sirven para categorizar los pedidos, para llevar un control más detallado de sus órdenes de compra. El cliente puede personalizar sus etiquetas según los estados que desea manejar dentro del CMS. De esta manera, dentro de los filtros del listado de pedidos, el cliente puede buscar por las etiquetas creadas con el fin de identificar rápidamente cualquier tipo de pedido.
6. Ajustes de pedido:
Para realizar un ajuste en un pedido cómo cambiar la referencia por otra y manejar el mismo precio, deberás ingresar al módulo de pedidos y hacer clic en el número de orden de compra o en el botón editar. Una vez estés dentro del pedido, dirígete al tab Ajustes y realiza el cambio que deseas. Ejemplo: Un usuario compró un producto, pero el almacén no puede despachar la orden por un problema interno, por lo cual, el almacén le ofrece una referencia más nueva y al mismo precio que la anterior. ¿Cómo es el proceso dentro del CMS?
Flujo:
- Entrar al pedido correspondiente.
- Hacer clic en el tab de Carrito y eliminar el producto antiguo y agregar la nueva referencia.
- Ingresar a Ajustes
- Hacer clic en el botón +Nuevo Ajuste
- Cumplimentar los campos correspondientes. Importe: Ingresar el monto, ya sea positivo o negativo para que la factura cuadre y Descripción: Comentarios relacionados con el cambio.
- Hacer clic en Continuar.
- Verificar en el Resumen si los valores cuadran (Total sku, domicilio).
Ajuste - Pedido por Fraude:
En dado caso que hayan realizado una compra y el banco les informe que es un fraude, pueden reversar y realizar el ajuste en el CMS. Deberán crear un Ajuste nuevo por el total de importe de la factura generada. En este caso, para que la facture cuadre y esté balanceada, deben ingresar el importe total en negativo de esta manera la Orden de Compra dará 0.
Veamos un ejemplo:
Realizaron una compra por un total de RD$ 1,900.30
De esta manera, podemos ingresar al campo de Ajustes y crear uno nuevo. Tiene que ser por el total de RD$ -1,900.30 para que en la factura nos muestre un Total por RD$ 0. En el concepto, podemos explicar la razón del ajuste, en este caso podría ser "Pedido cancelado por confirmación de FRAUDE".
De igual forma, se aconseja usar el campo de etiquetas (ubicado en el tab de ENVÍOS de la Orden de Compra) en estos casos para que a la hora de filtrar las ventas o alguna información en el CMS, el staff o administrador sepa que se canceló por ese concepto.
Y finalmente, así el sistema arrojará el pedido con un monto total de RD$ 0 y no afectará los informes de ventas, ya que la orden de compra está ajustada.
Cómo descargar el comprobante fiscal o factura:
En el caso de que el usuario necesite el comprobante fiscal o la factura de su compra, debe realizar lo siguiente:
Dirigirse a su cuenta personal "Mi cuenta" de la página ecommerce, y de esta manera hacer clic en el módulo de Pedidos. Una vez ya dentro del campo de Pedidos, el usuario podrá observar todo el historial de sus pedidos y en la última columna está el campo de "Factura", donde el cliente puede hacer clic y descargarla el documento.
El usuario podrá descargar la factura de otra manera. Puede ingresar al número de orden de compra y en la columna de la parte derecha, debajo de la información de Métodos de Pago, podrá encontrar otro botón para descargar su Comprobante Fiscal.
¿Cómo saber si un usuario necesita comprobante fiscal?
Del lado usuario final: El usuario tiene la posibilidad de indicar si desea o no factura con valor fiscal, ingresando los datos de Tipo de Comprobante Fiscal y RNC en el módulo de Direcciones, en el tab de Datos fiscales.
Esto lo puede hacer de dos maneras: Primero, cuando se da de alta o se registra en el comercio electrónico, el usuario tiene la posibilidad de ingresar la información de los Datos Fiscales. O segundo, en dado caso que no haya diligenciado esa campo cuando se registró, puede añadir una nueva dirección a la hora de realizar el check out y diligenciar los campos de Datos Fiscales.
Del lado del comercio (staff de la tienda): Es asunto de cada tienda o comercio y su operativa revisar si el pedido indica datos fiscales por el comprador y emitirle o enviarle la factura correspondiente.
Para ello, cuando un usuario solicite el comprobante de pago, podrá observar dentro de la orden de compra un mensaje indicándole al staff que el usuario necesita Comprobante Fiscal. De esta manera, el administrador deberá enviarle su factura correspondiente.
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